Noviembre 4, 2016

Política de Tratamiento de Datos Personales

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

MASIVO DE OCCIDENTE S.A.S.

PREÁMBULO

MASIVO DE OCCIDENTE S.A.S., (en adelante MDO) está comprometida con la adecuada gestión y protección de los datos personales que llegare a tratar en calidad de responsable del tratamiento. Por ello y, en virtud del principio de mutabilidad que orienta la prestación de los servicios públicos, implementa la siguiente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN (en adelante la POLÍTICA) que tiene por objeto la protección de los derechos al hábeas data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la imagen, a la vez que declara que todas las actuaciones relativas a los anteriores derechos se regirán por los principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.

CAPÍTULO I

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO: MDO es una sociedad comercial con domicilio principal en la ciudad de Medellín, constituida mediante documento privado de agosto 22 de 2012 registrado en la Cámara de Comercio de Medellín el 23 de agosto de 2012 en el libro 9, folio 15248, tiene la calidad de responsable del tratamiento de datos personales. Serán encargados del tratamiento las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas a las que MDO les encargue el tratamiento de datos personales.

CAPÍTULO II

DEFINICIONES BÁSICAS

Para un mejor entendimiento de la presente POLÍTICA, se establecen las siguientes definiciones las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral.

ADMINISTRADOR DE LAS BASES DE DATOS. Empleado que tiene a cargo y realiza tratamiento a una o más bases de datos que tiene información personal.

AUTORIZACIÓN. Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

AVISO DE PRIVACIDAD. Comunicación verbal o escrita generada por el responsable y dirigida al titular, mediante la cual se le informa sobre la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

BASE DE DATOS. Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento.

DATO PERSONAL. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

DATO PRIVADO. Es el que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para su titular. Son considerados datos privados, entre otros, la información contenida en los libros de los comerciantes, las historias clínicas, la información obtenida en las visitas domiciliarias, la información tributaria, datos biográficos, de filiación, información relativa a los aportes al Sistema de Seguridad Social.

DATO PÚBLICO. Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

DATO SEMIPRIVADO. Es el que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de una actividad comercial o de servicios.

DATOS SENSIBLES. Son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos como la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

TITULAR. Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

TRATAMIENTO. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

CAPÍTULO III

PRINCIPIOS ORIENTADORES

La gestión de los datos que realice MDO en calidad de responsable del tratamiento, estará orientada por los siguientes principios:

  1. LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS. El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  2. FINALIDAD. El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
  3. LIBERTAD. El tratamiento de datos personales solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  4. VERACIDAD O CALIDAD. La información personal sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, en este sentido, se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  5. TRANSPARENCIA. En el tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información sobre la existencia de los datos que le conciernan.
  6. ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA. El tratamiento de datos personales está sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de los mismos, de las disposiciones de Ley y la Constitución. En este sentido, su tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley. Por lo anterior, los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
  7. SEGURIDAD. La información personal sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  8. CONFIDENCIALIDAD. Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
  9. TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  10. TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

CAPÍTULO IV

DERECHOS DEL TITULAR

En virtud de la normativa de tratamiento de la información, el titular de la información tendrá derecho a:

  1. Acceder a sus datos personales de forma gratuita.
  2. Acceder a la prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de su información, salvo cuando ésta no sea necesaria.
  3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso o finalidad que se le da o se le ha dado a sus datos personales. Igualmente, tendrá derecho a responder o no las preguntas que le sean hechas cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
  4. Actualizar sus datos personales cuando sean parciales, fraccionados o incompletos.
  5. Rectificar sus datos personales cuando estos sean inexactos, induzcan a error o cuando su tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  6. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento se ha incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución. No procederá la revocatoria cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanencia en la base de datos.
  7. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en las nomas sobre protección de datos.
  8. Suministrar sus datos personales solo cuando ha mediado autorización previa y expresa, excepto en aquellos casos donde dicha autorización no sea necesaria.

CAPÍTULO V

DEBERES DE MDO

Según lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, son deberes de MDO:

  1. Garantizar al titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la citada Ley y en la presente POLÍTICA, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de: Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. La autorización se podrá tener por medio de un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web, o también de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita su posterior consulta a fin de constatar de forma inequívoca que sin el consentimiento del titular los datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en medios electrónicos o físicos. La autorización también se podrá obtener por medio de conductas claras e inequívocas del Titular que permitan concluir que ha dado la autorización.
  3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. Las principales, más no únicas finalidades para las cuales MDO recolecta datos son:
  • Prestación del servicio de transporte y atención de requerimientos, quejas y reclamos.
  • Encuestas de satisfacción para evaluar la calidad de nuestros servicios y la creación de la estrategia de mejoramiento de la prestación del mismo, para realizar estudios internos sobre hábitos de consumo, para la divulgación de información institucional.
  • Entrega o recibo de documentos encontrados en el Sistema: para realizar el proceso de devolución de los mismos.
  • Campañas institucionales: orientadas a la fidelización de usuarios para posicionar e incrementar el uso del Sistema.
  • Para acuerdos comerciales, contratación con terceros y suscripción de convenios.
  • Para los procesos de selección de personal, de contratistas y proveedores.
  • Para cumplir obligaciones laborales: para la contratación, para el pago de salarios, para la vinculación al Sistema General de Seguridad Social, para actividades de bienestar laboral, comunicaciones internas y externa, para convenios, desvinculación y, en general, para el cumplimiento de las obligaciones laborales.
  • Para asuntos contractuales: ejecución y liquidación de los contratos suscritos con trabajadores, proveedores, acreedores o clientes.
  • Para actividades de facturación y cartera
  • Para investigaciones de accidentalidad.
  • Para monitorear y evaluar el servicio y su calidad.

El uso determinado por los fines antes indicados, podrá ejercerse a través de (i) correos electrónicos, (ii) mensajes de texto (SMS) y/o (iii) llamadas telefónicas (celulares o teléfonos fijos) y redes sociales.

  1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  2. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, en los términos informados por el titular.
  3. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
  4. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
  5. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.
  6. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  7. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley.
  8. Adoptar un procedimiento interno para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y la presente POLÍTICA y, en especial, para la atención de consultas y reclamos. Dicho procedimiento dará cuenta de los procesos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información.
  9. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  10. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
  11. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  13. Permitir el tratamiento de los datos a aquellos empleados que cuenten con el permiso para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades.
  14. Definir un administrador de las bases de datos y darle la autorización para realizar el tratamiento necesario y el solicitado por el titular de la información.
  15. Tratar como confidenciales los datos personales que no sean públicos, aun, cuando la relación contractual o el vínculo entre el titular del dato personal y MDO haya finalizado.
  16. Eliminar los datos personales cuando su titular lo requiera, siempre que dichos datos no deban permanecer en la base de datos por disposición legal o contractual que así lo exija. En caso de proceder una revocatoria de tipo parcial de la autorización para el tratamiento de datos personales para algunas de las finalidades, MDO podrá seguir utilizando los datos para las demás finalidades respecto de las cuales no proceda dicha revocatoria.
  17. Advertir a sus servidores, contratistas o encargados del tratamiento, que al finalizar su vínculo o relación contractual con MDO, continúan obligados a mantener la reserva de la información de acuerdo con la normatividad vigente en la materia.
  18. Darle publicidad a la presente POLÍTICA, para lo cual debe publicarla, como mínimo, en la página web de la empresa.
  19. Modificar la presente POLÍTICA cuando las circunstancias normativas lo exijan.
  20. Tener especial cuidado con el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, ya que éstos tienen una especial protección. Por lo tanto, su tratamiento está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, cuando dicho tratamiento responda y respete el interés superior de los menores, y cuando asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
  21. MDO no realizará transferencia de información relacionada con datos personales a países que no cuenten con los niveles adecuados de protección de datos.
  22. Hacer el registro de las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos –RNBD- administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, o por quien haga sus veces.
  23. Orientar para que todos los procesos que construyen bases de datos susceptibles de aplicación de la presente POLÍTICA, reporten y remitan dichas bases de datos al administrador de bases de datos de MDO.
  24. Implementar todos los procedimientos y la estructura administrativa necesaria para la adopción real de la presente POLÍTICA.
  25. MDO de abstendrá de tratar datos sensibles, excepto: cuando el titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización; el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado, evento en que los representantes legales deberán otorgar su autorización; el tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad, evento en el que los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular; el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial; el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, evento en que deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
  26. En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, MDO solo podrá recolectar y tratar los datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme la normatividad vigente. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, MDO deberá proceder a la supresión de los datos personales en su posesión. En todo caso, la supresión de los datos personales y las bases de datos en las que se encuentren almacenadas, no podrá superar el plazo de duración de la persona jurídica de MDO.

CAPÍTULO VI

PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA DE INFORMACIÓN

Los titulares, sus causahabientes, sus representantes legales o en virtud de la estipulación por otro, las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial y los terceros autorizados por el titular o por la Ley, tendrán derecho a solicitarle al MDO la información relativa a sus datos personales.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los medios habilitados por MDO para la presentación de consultas será mediante correo físico el cual podrá ser presentado en la Calle 8B No. 65-281 Centro de Administración Documental de MDO. Medellín Colombia.

CAPÍTULO VII

PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS

El Titular, sus causahabientes o representantes o en virtud de la estipulación por otro, que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, rectificación, actualización, supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, o cuando pretenda revocar su autorización, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del Tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los medios habilitados por MDO para la presentación de reclamos será mediante correo físico el cual podrá ser presentado en la Calle 8B No. 65-281 Centro de Administración Documental de MDO. Medellín Colombia.

CAPÍTULO VIII

VIGENCIA

La presente POLÍTICA rige a partir del 1 de octubre de 2015.

 

CAPÍTULO IX

DATOS GENERALES DE CONTACTO

DIRECCIÓN: Carrera 67 No. 8B-94 Medellín. Colombia

CORREO ELECTRÓNICO: masivodeoccidente@mdosas.com

TELÉFONO: (57) 4 4487655